Concept — juridische controle nodig. Dit is een conceptversie en nog geen definitieve juridische tekst. Onderdelen tussen [haakjes] zijn nog niet ingevuld.

Privacyverklaring

Versie: v1.0 — [datum] · Aanbieder: [Pleksy B.V. i.o.], KvK [KvK-nummer], [vestigingsadres]

1. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Pleksy is boekingssoftware voor kappers en salons. Elke zaak die Pleksy gebruikt (hierna: de zaak) bepaalt zelf welke klantgegevens het verzamelt en waarvoor. De zaak is dus de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar klanten. Pleksy verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de zaak en is de verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Pleksy is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van het zaakaccount (eigenaar en medewerkers) en, later, voor de eigen facturatie.

2. Welke gegevens?

Klantgegevens (door de zaak beheerd):

• Naam, telefoonnummer en, als u dat invult, e-mailadres.
• Afspraakgeschiedenis: behandeling, medewerker, datum en tijd, status.
• Notities die de zaak bij een klant bewaart.
• Toestemmingsregistratie per kanaal (WhatsApp, sms, e-mail): toestemming gegeven of ingetrokken, met tijdstip en bron.
• Verstuurde aanbiedingen en wat ervan terechtkwam, en een logboek van verstuurde berichten.

Accountgegevens (zaakeigenaar en medewerkers):

• Naam en e-mailadres.
• Wachtwoord, uitsluitend als gezouten PBKDF2-SHA256-hash. Wij kunnen uw wachtwoord niet lezen.
• Sessies en inlogactiviteit.
• Akkoord met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, met versie en tijdstip.

Wij slaan geen IP-adressen op bij accounts. IP-adressen gebruiken we kortstondig voor snelheidsbeperking (zie hoofdstuk 8).

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Namens de zaak (de zaak bepaalt de grondslag):

• Uw afspraak vastleggen, bevestigen, wijzigen of annuleren: uitvoering van de overeenkomst met de zaak (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Aanbiedingen voor vrijgekomen plekken: de zaak vraagt daarvoor uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) met een vakje dat nooit vooraf is aangevinkt. De toestemming wordt per kanaal vastgelegd. Elk bericht bevat een STOP-link die alle kanalen intrekt en u van de wachtlijst haalt. U kunt toestemming op elk moment intrekken.

Voor Pleksy zelf:

• Accounts aanmaken en de dienst leveren: overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Beveiliging en snelheidsbeperking tegen misbruik: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

4. Geautomatiseerde selectie van aanbiedingen

Als een plek vrijkomt, bepaalt Pleksy automatisch wie een aanbieding krijgt. Eerst komt de wachtlijst aan de beurt (wie het eerst kwam, het eerst). Daarna volgen vaste klanten die langer dan hun gebruikelijke interval niet geweest zijn. Alleen klanten met toestemming krijgen een aanbieding. Wie het eerst tikt, krijgt de plek.

Dit heeft geen rechtsgevolgen en treft u niet op vergelijkbare wijze aanzienlijk: u mist hooguit een aanbod. Artikel 22 AVG is daarom niet van toepassing. De zaak kan automatische aanbiedingen uitzetten.

5. Met wie delen we gegevens?

• De zaak waar u een afspraak maakt.
• Cloudflare, Inc.: hosting, netwerk en opslag. Gegevens in rust staan in de EU (Durable Objects met EU-jurisdictie). Het wereldwijde netwerk kan verzoeken onderweg verwerken.
• Resend: e-mail voor inloggen, wachtwoordherstel en e-mailberichten.
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business Cloud API): alleen wanneer dit kanaal is ingeschakeld. Nog niet actief.
• Twilio Ireland Ltd (sms): alleen wanneer dit kanaal is ingeschakeld. Nog niet actief.

Bij doorgifte buiten de EU gebruiken we het EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen [verify per provider]. Wij verkopen geen gegevens. Een actuele lijst van sub-verwerkers staat in de verwerkersovereenkomst.

6. Cookies en lokale opslag

Pleksy gebruikt één strikt noodzakelijke cookie: pleksy_session (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, 30 dagen; in de demo 24 uur). Die houdt u ingelogd. In localStorage bewaren we alleen uw thema en taal. Er zijn geen analyse-, tracking- of advertentiecookies. Daarom tonen we geen cookiebanner (vrijstelling voor strikt noodzakelijke cookies, Telecommunicatiewet art. 11.7a).

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Inloglinks en wachtwoordhersteklinks: 15 minuten, eenmalig bruikbaar.
• Sessies: 30 dagen, of tot uitloggen of wachtwoordwijziging.
• Demo-zaken en hun gegevens: automatisch gewist na 24 uur.
• Zaakgegevens: zolang de zaak Pleksy gebruikt. Na einde van de overeenkomst wissen we ze binnen [30] dagen, tenzij de zaak ze eerst exporteert.
• Een zaak kan in Instellingen de hele zaak exporteren en wissen. Wissen is direct en definitief en geeft het adres van de boekingspagina vrij. Per klant is exporteren en wissen ook mogelijk.
• Een account verwijdert u in de accountinstellingen. Dat wordt geweigerd zolang het account nog een zaak bezit: verwijder dan eerst de zaak.
• Back-ups: [backup policy].

8. Beveiliging

• Versleuteld verkeer (TLS) en HttpOnly-sessiecookies.
• CSRF-bescherming en limieten per IP-adres en per e-mailadres. De IP-adressen staan alleen kortstondig in het geheugen (schuivende vensters) en worden vergeten zodra ze niet meer actief zijn.
• Blokkade na herhaald mislukt inloggen en eenmalige links.
• Wachtwoorden als gezouten hash.
• Rollen met minimale rechten: eigenaar en medewerker. In de privacymodus ziet een medewerker alleen de eigen stoel.

9. Uw rechten

U hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en u kunt toestemming intrekken. Klanten richten hun verzoek eerst aan de zaak: die is verwerkingsverantwoordelijke en Pleksy helpt de zaak als verwerker. Voor accountgegevens kunt u zich wenden tot Pleksy: [privacy@pleksy.eu]. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Contact

Privacy: [privacy@pleksy.eu]. Ondersteuning: [support@pleksy.eu]. [Pleksy B.V. i.o.], KvK [KvK-nummer], [vestigingsadres].

Draft — pending legal review. This is a draft and not a final legal text. Anything in [brackets] is still to be filled in.

Privacy notice

Version: v1.0 — [date] · Provider: [Pleksy B.V. i.o.], KvK [KvK-nummer], [vestigingsadres]

1. Who is responsible for what?

Pleksy is booking software for barbers and salons. Each shop that uses Pleksy (the shop) decides which client data it collects and why. The shop is therefore the controller of its clients' data. Pleksy processes that data only on the shop's instructions and is the processor. The terms are in the data processing agreement.

Pleksy is itself the controller for shop account data (owner and staff) and, later, for its own billing.

2. What data?

Client data (managed by the shop):

• Name, phone number and, if you enter it, email address.
• Appointment history: service, staff member, date and time, status.
• Notes the shop keeps about a client.
• Consent log per channel (WhatsApp, SMS, email): consent given or withdrawn, with timestamp and source.
• Offers sent and their outcome, and a log of messages sent.

Account data (shop owner and staff):

• Name and email address.
• Password, stored only as a salted PBKDF2-SHA256 hash. We cannot read your password.
• Sessions and sign-in activity.
• Acceptance of the terms and the data processing agreement, with version and timestamp.

We do not store IP addresses with accounts. We use IP addresses only transiently for rate limiting (see section 8).

3. Why, and on what legal basis?

On behalf of the shop (the shop determines the legal basis):

• To record, confirm, change or cancel your appointment: performance of the contract with the shop (GDPR art. 6(1)(b)).
• Offers for slots that open up: the shop asks for your consent (GDPR art. 6(1)(a)) with a checkbox that is never pre-ticked. Consent is logged per channel. Every message has a STOP link that withdraws all channels and removes you from the waitlist. You can withdraw consent at any time.

For Pleksy itself:

• Creating accounts and providing the service: contract (GDPR art. 6(1)(b)).
• Security and rate limiting against abuse: legitimate interest (GDPR art. 6(1)(f)).

4. Automated selection of offers

When a slot opens up, Pleksy automatically decides who receives an offer. The waitlist goes first (first in, first out). Then come regular clients who are past their usual visit interval. Only clients who opted in receive an offer. Whoever taps first gets the slot.

This has no legal effect and does not similarly significantly affect you: at most you miss an offer. GDPR art. 22 therefore does not apply. The shop can switch automatic offers off.

5. Who do we share data with?

• The shop where you make an appointment.
• Cloudflare, Inc.: hosting, network and storage. Data at rest is stored in the EU (Durable Objects with EU jurisdiction). The global edge network may process requests in transit.
• Resend: email for sign-in, password reset and email messages.
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business Cloud API): only when this channel is enabled. Not active yet.
• Twilio Ireland Ltd (SMS): only when this channel is enabled. Not active yet.

For transfers outside the EU we rely on the EU-US Data Privacy Framework and/or Standard Contractual Clauses [verify per provider]. We do not sell data. The current sub-processor list is in the data processing agreement.

6. Cookies and local storage

Pleksy uses one strictly necessary cookie: pleksy_session (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, 30 days; 24 hours in the demo). It keeps you signed in. localStorage holds only your theme and language. There are no analytics, tracking or advertising cookies, so we show no cookie banner (strictly-necessary exemption; Dutch Telecommunications Act art. 11.7a).

7. How long do we keep data?

• Sign-in links and password-reset links: 15 minutes, single use.
• Sessions: 30 days, or until sign-out or password change.
• Demo shops and their data: erased automatically after 24 hours.
• Shop data: as long as the shop uses Pleksy. After the contract ends we delete it within [30] days, unless the shop exports it first.
• In Settings a shop can export and erase the whole shop. Erasing is immediate and permanent and releases the booking-page address. Per-client export and erase are also available.
• You delete an account in account settings. This is refused while the account still owns a shop: delete the shop first.
• Backups: [backup policy].

8. Security

• Encrypted traffic (TLS) and HttpOnly session cookies.
• CSRF protection and limits per IP address and per email address. IP addresses are held only briefly in memory (sliding windows) and forgotten when idle.
• Sign-in lockout after repeated failed attempts, and single-use links.
• Passwords stored as salted hashes.
• Least-privilege roles: owner and staff. In private mode a staff member sees only their own chair.

9. Your rights

You have the right to access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and you can withdraw consent. Clients should contact the shop first: it is the controller and Pleksy assists the shop as processor. For account data you can contact Pleksy: [privacy@pleksy.eu]. You can lodge a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Contact

Privacy: [privacy@pleksy.eu]. Support: [support@pleksy.eu]. [Pleksy B.V. i.o.], KvK [KvK-nummer], [vestigingsadres].